A. MUTASI DANA KAS KECIL
Mutasi dana atau perubahan kas pada dasarnya adalah akibat adanya penerimaan dan pengeluaran dana. Dana kas kecil di peroleh dari kas umum perusahaan dan diserahkan kepada bagian-bagian atau unit-unit kerja yang biasanya dikelolah oleh seorang administrasi kantor atau sekertaris. Mutasi dana kas kecil terjadi karena adanya transaksi transaksi, antara lain pembentukan dana kas kecil, penggunaan/pemakaian/pengeluaran dana kas kecil, serta pengisian kembali dana kas kecil. Simak uraian berikut.
1. PEMBENTUKAN DANA KAS KECIL.
Pembentukan dana adalah transakdi yang dilakukan pertama kali dalam proses pengadaandana kas kecil. Dokumen trasaksinya antara lain:
•surat keputusan kepala bagain keuangan.
•bukti kas keluar dari bidang keuangan.
Proses pembentukan dana kas kecil, yaitu sebagai berikut.
A. Pihak yang berwenang, yaitu pimpinan perusahaan atau manajer keuangan mengeluarkan surat keputusan (sk) untuk memberi otoritas bahwa ada sejumlah dana yang akan di sisihkan ke dalam kas kecil dan tujuan pembentukan dana tersebut. Dengan adanya SK tersebut bagian keuangan membuat bukti keluar sebnyak tiga lembar. Lembar ke-1&2 diserahkan ke bendahara atau kasir, lembar ke 3 untuk arsip.
B. Dengan adanya SK pembentukan kas kecil dan bukti kas keluar tersebut, bendahara atau kasir mengisi cek dan harus di tanda tangani oleh pihak yang berwenang sebagai otoritas, yaitu pimpinan atau manajer. Cek beserta bujti kas keluar lembar ke tiga dan SK pembentukan kas kecil diserahkan kepada pemeganh dana kas kecil, yaitu adminiatrasi kantor atau sekertaris yang di tunjuk untuk mengelolah kas kecil di bagian masing-masing unit kerja/divisi.
C. Pemegang kas kecil mencairkan cek ke bank dan menyimpan uangbtersebut dalam peti uang (chas box), dan mengarsipkan dokumen berurutan menurut nomor. Selanjutnya administrasi kantor atau sekertaris akan mengeluarkan dana kas kecil tersebut bila ada pengeluaran-pengeluaran yang harus di bayar.
2. PENGGUNAAN/PEMAKAIAN/PENGELUARAN DANA KAS KECIL.
Penggunaan/pemakaina/pengeluaranvdana kas kecil adalah pembayaran yang dilakukan menggunakan kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak sesuai dengan kebutuhan. Dokumen transaksinya antara lain:
A. Bukti pengeluaran kas kecil (bukti kas keluar)
B. Bukti penggunaan dana yang di buat pihak luar perisahaan seperti nota kontan, kuitansi, faktur, dsb.
3. PENGISIAN KEMBALI DANA KAS KECIL.
Pengisian kembali dana kas kecil adalah di isinya kembali dana kas kecil dalam satu priode tertentu, misalnya setiap bulan, atau apa bila dana kas kecil tersebut sudah menipis. Pengajuan pengisian kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil kepada bagian keuangan melalui bendahara atau kasir drngan melampirkan laporan penggunaan kes kecil serta bukti-bukti pengeluarannya. Pengisian kembalk kas kecil di lakukan dengan menggunakan cek maupun uang tunai. Dokumen transaksi antara lain:
A. Surat pengajuan pengisian dana kas kecil.
B. Bukti pengeluaran kas.
C. Bukti kas keluar dari bagian keuangan.
B. METODE PEMBUKUAN KAS KECIL.
Pemegang dana kas kecil dalam mengolah kas kecil harus dapat persetujuan dari atasan atau pimpinan. Selain itu, setiap bukti pengeluaran kas kecil harus di simpan bersama sisa uang kas kecil yang ada pada peti kas (cash box). Sehingga apa bila ada pemeriksaan, pemegang dana kas kecil dapat membuktikan dan menunjukkan pengeluaran bersama dengan jumlah keseluruhan uang yang di kelolahnya. Jika pemgang dana kas kecil dapat menunjukkan hal tersebut, berarti dia dapat mempertanggung jawabkan penggunaan dana kas kecil yanh di percayakan kepadanya setiap hari. Hal hal yang perlu di perhatikan dalam pengelolaan dana kas kecil, yaitu:
• Bukti pengeluqran kas kecil harus di tanda tangani pemegang kas kecil.
• kas kecil tidak boleh di berikan sebagai pinjaman kepada karyawan.
• apa bila ada bukti pembayaran sebaiknya di lampirkan dalam bukti kas keluar.
Ada dua cara atau metode dalam membukukan kas kecil, yaitu sisitim impred fund systim (sistim dana tetap) dan fluctuation fund system (sistim dana tidak tetap).
1. IMPRES FUND SYSTIM (Sitem dana tetap)
Sistem ini dimana jumlah dana kas kecil selalu sama setiap pembukuan buku kas baru. Kas kecil diisi dari kas bagian keuangan sebesar jumlah tertentu untuk membayar pengeluaran yang telah di keluarkan. Apabila dana habis sebelum akhir priode maka di lakukan kembali pengisian kas kecil.
A. Keuntungan.
1) pengeluaran uang dapat diketahui secara rinci berdasarkan pos-pos pengeluaran pada setiap pembukaan.
2) menghemat waktu dalam pembukuan.
B. Kelemahan.
1) Uang di dalam kas tidak dapat di ketahui setiap waktu.
2) administrasi kantor atau sekertaris tidak dapat mengambil/mengisu uang setiap waktu.
2. FLUCTUATIOAN FUND SYSTEM ( Sistem dana tidak tetap)
Sistem ini pembukuan dana kas kecil di mana jumlah kas kecil selalu berubah ubah pada saat pembukuan baru.
A. Keuntungan.
1) saldo dapat di ketahui setiap hari
2) administrasi atau sekertaris dapat meminta kembali apabila ada kekurangan dana.
B. Kelemahan.
1) tidak dapat di ketahui pengeluaran terbanyak untuk apa.
